Privacyverklaring Zaurus B.V. – Add-in Microsoft Office

20 oktober 2021

Wij hebben deze privacyverklaring opgesteld om duidelijk te maken dat wij de privacy van alle persoonsgegevens waarmee we binnen Zaurus in aanraking komen zeer serieus nemen. Om die reden worden de door ons verzamelde persoonsgegevens zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Wij houden ons daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze verklaring willen we je goed informeren over ons privacybeleid. Indien je vragen hebt of meer informatie wilt, neem dan contact op met onze functionaris voor de gegevensbescherming via fg@zaurus.nl.

Bescherming van de privacy is erg belangrijk. Je wilt immers niet dat jouw gegevens zomaar op straat komen te liggen. In de Europese Unie is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing ter bescherming van jouw en onze persoonsgegevens. Op grond van deze verordening heeft een organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegevens afkomstig zijn bepaalde rechten. De verordening spreekt van het ‘verwerken van persoonsgegevens’. Dit begrip omvat alles wat men met persoonsgegevens kan doen: vanaf het verzamelen tot en met het vernietigen ervan. Naast deze algemene privacywetgeving gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg. Deze regels staan onder meer vermeld in de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Deze privacyverklaring is bedoeld om je te informeren over jouw rechten en onze plichten die gelden op grond van de wetgeving.

Jouw privacy is voor Zaurus B.V. van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet. Dit betekent dat jouw gegevens veilig zijn bij ons en dat wij ze altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we allemaal doen met informatie die we via onze add-in over je te weten komen.

Doeleinden van de gegevensverwerking

We verwerken verschillende soorten informatie, vanuit de grondslag toestemming, van en over gebruikers van onze add-in, waaronder:

Je kan jouw toestemming op elk moment intrekken door de add-in te verwijderen van jouw computer of mobiele apparaat.

Wanneer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden?

Bepaalde derden zijn ingeschakeld door Zaurus om functionaliteiten en diensten uit te voeren, zoals hosting. Zaurus heeft een getekende verwerkersovereenkomst met deze dienstverleners, die de beschermende maatregelen beschreven in deze privacyverklaring onderschrijven en checkt deze regelmatig om de privacy van gebruikers te kunnen waarborgen.

Met uitzondering van de in dit overzicht genoemde partners, geven wij jouw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve als wij dat wettelijk verplicht zijn.

Beveiliging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om jouw privacy te beschermen, nemen wij en onze gecontracteerde derden passende organisatorische en technische maatregelen waaronder:

• Fysieke toegangscontrole. Zaurus maakt gebruik van maatregelen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot gegevensverwerkingssystemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt.
• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam, wachtwoord en waar nodig een login token.
• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (TLS) waarmee alle informatie tussen jou en onze websites en apps wordt afgeschermd wanneer je jouw persoonsgegevens invoert en berichten deelt.
• Firewalls, inbraakdetectiesystemen, inbraakpreventiesystemen en virusscanners zorgen ervoor dat jouw data te allen tijde veilig is.
• Data back-up.
• Standaard data-encryptie op het Zaurus communicatieplatform: naast de TLS-verbinding passen wij standaard AES256 encryptie toe op zowel alle data in transit als gebruikers-informatie, berichten en bijlagen at rest.
• Paperless office: wij werken zoveel mogelijk digitaal. Papier wordt zoveel mogelijk vermeden en vernietigd via de shredder indien het geen doel meer dient. De digitale documenten zijn beveiligd en worden geback-upt.
• Doelgebonden toegangsbeperkingen en dataopslag binnen de Europese Unie.

Zaurus ontmoedigt het gebruik van onbeveiligde wifinetwerken of andere onbeschermde netwerken tijdens het gebruik van de dienst.

Indien Zaurus erachter komt dat er een beveiligingslek met een hoog risico heeft plaatsgevonden, zullen wij je op de hoogte stellen en waar nodig vragen om de nodige maatregelen te treffen.

De plichten van Zaurus B.V.

Zaurus B.V. is volgens de wet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die binnen Zaurus B.V. plaatsvindt. Aan de plichten die daaruit voortvloeien, voldoet zij als volgt:

• Jouw gegevens worden slechts verzameld en gebruikt voor de in dit document geschetste doeleinden;
  – zodat je je kan registreren als gebruiker van Zaurus en gebruik kunt maken van de Zaurus add-in;
  – zodat je gebruik kunt maken van de Zaurus Outlook add-in (er wordt een koppeling gemaakt tussen het Zaurus Messenger Platform en de add-in);
  – zodat je Zaurus-meetings (waardoor automatisch een spreekkamer ontstaat met de door u uitgenodigde gasten) kunt plannen in jouw Outlook-agenda;
• Bij het downloaden van de add-in word je geïnformeerd over het feit dat er persoonsgegevens worden verwerkt. Dit wordt aangegeven door te verwijzen naar deze privacyverklaring;
• Je wordt op de hoogte gesteld van het feit dat er persoonsgegevens van je worden verwerkt. Dit wordt aangegeven op de plekken waar wij om persoonsgegevens vragen door te verwijzen naar deze privacyverklaring;
• Alle medewerkers binnen Zaurus B.V. hebben een geheimhoudingsverklaring getekend;
• Jouw persoonsgegevens worden goed beveiligd tegen onbevoegde toegang;
• Jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor goede dienstverlening.
• De persoonlijke gegevens die we verzamelen via jouw registratie voor en gebruik van onze add-in worden uitsluitend door ons gebruikt. Wij verkopen persoonlijke gegevens niet door aan derden.

Jouw rechten als betrokkene

Ten aanzien van jouw persoonsgegevens heb je de volgende rechten:

• het recht om te weten of persoonsgegevens van je worden verwerkt;
• het recht op inzage en afschrift van de gegevens die worden verwerkt (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad);
• het recht op om te vragen om correctie, aanvulling of verwijdering van jouw gegevens;
• het recht op het blokkeren van verstrekking van jouw gegevens aan derden (één of meer van de eerder genoemde betrokken zorgverleners);
• het recht om vernietiging te vragen. Hieraan kan alleen tegemoetgekomen worden indien het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard dienen te blijven;
• het recht om je tegen de verwerking van jouw gegevens te verzetten.

Als je gebruik wilt maken van jouw rechten, dan kan je contact opnemen met de functionaris voor de gegevensbescherming van Zaurus B.V. die jouw belangen behartigt. Jouw belangen kunnen tevens worden behartigd door een door jou aangestelde vertegenwoordiger. Let erop dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Wij zullen in principe binnen een maand aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan binnen de eerste maand op de hoogte stellen.

Daarnaast kan je ons schriftelijk op de hoogte stellen, indien je niet wilt worden benaderd met informatie over onze producten en diensten. Zie de contactgegevens van de functionaris voor de gegevensbescherming verderop in dit document.

Klacht indienen

Als je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, kan je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met je. Als je echter vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan kan je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.

De Autoriteit Persoonsgegevens kan je bijvoorbeeld inschakelen om in het geschil te bemiddelen of advies te vragen. Als laatste mogelijkheid kan je een beroep instellen bij de civiele rechter.

WIJZIGINGEN IN DEZE PRIVACYVERKLARING

Zaurus heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Controleer daarom regelmatig deze privacyverklaring, zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Instanties voor de gegevensbescherming

Voor vragen en klachten kan je terecht bij de functionaris voor de gegevensbescherming van Zaurus B.V.

Deze medewerker ziet er op toe dat persoonsgegevens zorgvuldig worden gebruikt en beveiligd en dat de privacy wordt gewaarborgd.

Zaurus B.V. (KvK: 72991941)

T.a.v. functionaris gegevensbescherming
Comeniusstraat 5
1817 MS
ALKMAAR

Telefoon:        072 – 202 9123
E-mailadres: fg@zaurus.nl
Website:         www.zaurus.nl

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374
2509 AJ
DEN HAAG

Tel: 0900 – 200 12 01, bereikbaar op werkdagen van 09:30 tot 12:30 uur (€ 0,05 per minuut) https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/